Projektitoiminnan konsultointipalvelut

Tukea projektitoiminnan kypsyystason nostoon

Projektitoiminnan kehittäminen vaatii sekä projektitoiminnan prosessien, prosesseja tukevien tietojärjestelmien että projekteja tekevän organisaation kehittämistä. Artemis Finland Oy kykenee tarjoamaan asiakkailleen kaikkien näiden kehittämiseen tarvittavia palveluita ja välineitä. Räätälöitävien koulutuspalvelujemme ohella projektitoiminnan kehittämistä tukevat konsultointipalvelut ovat avainasemassa, kun yhdessä asiakkaidemme kanssa pyrimme nostamaan projektitoiminnan kypsyystasoa. Kokeneet konsulttimme osaavat auttaa projektitoiminnan prosessien määrittelyssä ja kehittämisessä. Vaikka kehittämisen päävastuu pitää olla asiakkaalla itsellään, voi konsulttimme auttaa tuomalla näkemystä ja tietoa eri toimialoilla ja eri maissa käytännössä hyviksi koetuista ratkaisuista ja menetelmistä. Liiketoiminnallisten vaatimusten määrittely PAM – Nykyisten toimintatapojen arviointi ja kehitysalueiden tunnistaminen ePAM projektitason kypsyystasoarviointi Investointi ja projektiprosessien kehittäminen Projektiohjeistuksen kehityksen tukipalvelut Projektin onnistumista auttavat palvelut Projektikohtaiset workshopit Projektin auditointi

Liiketoiminnallisten vaatimusten määrittely Prosessikehittämisellä on arvoa vain, jos se palvelee organisaation strategisten tavoitteiden saavuttamista. Projektitoiminnan kehittäminen kannattaakin aloittaa määrittelemällä liiketoiminnalliset vaatimukset, joita projektiprosessien kehittämisellä tavoitellaan. Nämä vaatimukset puretaan tavoitteiksi, jotka kohdistuvat toimintatapojen kehittämiseen, toimintatapoja tukevien välineiden hankintaan sekä ihmisten osaamistason nostoon. Muutoksen onnistumisen edesauttamiseksi on tärkeää että kaikki, sekä ohjauksen välineisiin, organisaation toimintatapoihin että henkilöiden osaamiseen liittyvät vaatimukset saadaan käsittelyyn.

PAM – Nykyisten toimintatapojen arviointi ja kehitysalueiden tunnistaminen Artemis Consulting on yhdessä Cranfield Business Schoolin (UK) kanssa kehittänyt Process Assessment Methodology (PAM) nimisen palvelutuotteen. Sen avulla voidaan arvioida organisaation nykyisiä projektitoimintatapoja ja tunnistaa nykyisten käytäntöjen vahvuuksia ja heikkouksia projektitoiminnan eri osa-alueilla sekä löytää tärkeimmät kehittämistä kaipaavat alueet. Prosessien arviointi sisältää kaksi vaihetta: Tiedon keräys ja analysointi Haastatteluilla ja workshopeissa kartoitetaan organisaation projektitoiminnan käytäntöjen ja niitä tukevan organisaation nykytila projektitoiminnan eri osa-alueilla (PMI PMBOK osaamisalueet ja prosessit). Tulokset saatetaan helposti käsiteltävään muotoon PMBOK:n osaamisalue ja prosessijaon mukaisiksi raporteiksi. Analyysin pohjalta on helppo havaita projektitoiminnan kriittiset kehittämiskohteet. Parannusten määrittely Analyysivaihe tuottaa tietoa näkyvissä olevista seurauksista ja oireista, jotka aiheutuvat projektitoimintaan liittyvistä tehottomuuksista. Tässä vaiheessa selvitetään kytkökset oireiden takana oleviin syihin ja toimet syiden poistamiseksi ja heikompien alueiden kehittämiseksi. Riippuen kehittämistä vaativista alueista tehdään liiketoiminnallisista lähtökohdista suunnitelma projektitoiminnan pitkäjänteisestä kehittämisestä. Kehittäminen voi sisältää erityyppisiä toimenpiteitä:

• Organisaation toimintatapojen kehittämistä, kuten: Prosessien kehittämistä, ohjeistusta ja koulutusta
• Teknisiä parannuksia, kuten: Prosesseja tukevien tietojärjestelmien käyttöönottoa tai soveltamista
• Projektikulttuurin vahvistamista esimerkiksi projektityötapoja kouluttamalla ja ihmisten osaamistasoa nostamalla

ePAM projektitoiminnan kypsyystasoarviointi auttaa löytämään kriittiset kehitysalueet. Konsultointipalveluihimme kuuluvan ePAM:n avulla voidaan selvittää helpolla web-kyselyllä organisaation nykytila projektitoiminnan eri osa-alueilla. Tuloksia on helppo vertailla yrityksen eri liiketoimintayksiköiden ja osastojen välillä. Kyselyn avulla löytyvät ne projektitoiminnan osa-alueet joilla kehittämistä tarvitaan ja myös toisaalta ne alueet, joilla yritys jo on hyvällä tasolla. ePAM on varsinaisesta PAMsta (Process Assessment Methodology) sovellettu 46 kysymystä sisältävä web-kyselyyn perustuva nykytilan kartoitus. Sen avulla voidaan helposti saada nykytilan kartoitus laajennettua hyvinkin suureen henkilöjoukkoon. Sen etuna onkin, haastatteluihin ja työpajoihin perustuvaan PAMin verrattuna, keveys ja kyselyn kattavuus. Web-kyselyyn on helppoa saada osallistumaan huomattava joukko ihmisiä, joiden haastatteleminen taasen olisi työlästä. ePAM:n laajemman osallistujajoukon ansiosta sen avulla voidaan myös helposti vertailla yrityksen eri osastojen tai liiketoimintayksikköjen prosessien kypsyyttä keskenään.

Kokemuksemme projektitoiminnasta ja sen kehittämisestä voi auttaa myös teidän organisaatiotanne määrittelemään:

• Prosessit: Mistä projektit syntyvät? Miten niitä ohjataan?
• Roolit: Kuka omistaa resurssit, projektit, tuotteet? Kuka valmistelee, suunnittelee, päättää?
• Roolien tietotarpeet: Millaista raportointia ja muuta tietoa eri roolit tarvitsevat työnsä tueksi?
• Projektinohjauksen prosessien rajapinnat muihin prosesseihin.

Projektiohjeistuksen kehityksen tukipalvelut Projektiohjeistot, dokumenttipohjat sekä vastuu- ja prosessikuvaukset konkretisoivat projektinhallinnan toimintatavat siten, että niitä voidaan kouluttaa, kehittää ja käyttää tehokkaasti. Erilaisten valmiiden dokumenttipohjiemme avulla on helppo räätälöidä asiakkaan kulloiseenkin tarpeeseen sopiva dokumentaatio, joka on helposti ylläpidettävissä ja joka on saatavilla silloin kun sitä tarvitaan.

Projektin onnistumista auttavat palvelut Hyvät projektiprosessit ja projektihenkilöstön osaaminen luovat edellytyksiä projektien onnistumiselle. Toimivat menetelmät ja osaaminen täytyy kuitenkin ottaa käyttöön jokaisessa projektissa erikseen. Projektikohtaisten palveluidemme tavoitteena on varmistaa, että projektinhallinnan ohjeistoja, menetelmiä, välineitä ja osaamista todella käytetään projekteissa. Nämä palvelut tukevat projektipäälliköitä luomaan toimivat projektinhallinnan ja johtamisen käytännöt käsillä olevaan projektiin, ja näin luovat projektille onnistumisen edellytyksiä.

Projektikohtaisia workshopeja voidaan soveltaa projektin elinkaaren eri vaiheisiin. Niiden tarkoituksena on vapauttaa projektipäällikkö tilaisuuden veto- ja ohjausvastuusta miettimään projektin sisältöön ja ohjaukseen liittyviä asioita yhdessä muiden osallistujien kanssa. Artemiksen konsultti tuo tilaisuuteen määrämuotoisen lähestymistavan, ohjaa tilaisuuden kulkua ja antaa omaa tietämystään ja kokemustaan ulkopuolisena konsulttina. Workshoppien sisällöt ja eri roolien vastuut sovitaan erikseen tapauskohtaisesti.

Projektiauditointi suoritetaan haastattelemalla projektipäällikköä ja tarvittavia johtoryhmän ja projektiryhmän jäseniä. Noin puolenpäivän mittaisesta haastattelusta tehdään auditointiraportti. Haastateltavat saavat tilaisuuden tutustua ja kommentoida raporttia, jonka jälkeen se luovutetaan projektipäällikölle, projektin johtoryhmälle ja projektitoimistolle. Auditoinnin tarkoituksena on:

• varmistaa, että projektityömenetelmiä sovelletaan kaikissa tärkeimmissä projekteissa
• tarjota projektipäällikölle arvio ja ulkopuolisen näkemys hänen toiminnastaan projektin vetäjänä
• tuoda esiin ja ehdottaa parannuksia littyen projektin johtamiseen, organisointiin ja ohjaamiskäytäntöihin.